دسترسی سریع و کارآمد به پایگاه دانش سازمانی
برای درک اولین دلیل اهمیت مدیریت دانش در سازمان تصور کنید که یک فرد تازه استخدام شده برای اولین روز کاری در سازمان حاضر می‌شود. انتظار می‌رود که او قبل از شروع کار نمودار سازمانی، گردش کار، کتابچه راهنمای شرکت و اسناد دیگر را مرور کند. در صورت عدم وجود یک مخزن دانش مرکزی او برای دسترسی به این موارد و حتی راهنمایی باید به همکاران (که هیچ شناختی از آنها ندارند) یا مدیر (که ممکن است زمان کافی نداشته باشد) اتکا کند.
یک سیستم مدیریت دانش خوب می‌تواند مثمر ثمر واقع شود اگر کارمندان بدانند در کجا باید به دنبال اطلاعات بگردند، مجبور نیستند تا منتظر دیگران بمانند یا دچار دستپاچگی شوند. در چنین شرایطی، سیستم مدیریت دانش می‌تواند به‌اندازه اینترانت شرکت کامل، به‌اندازه فرایند معارفه استاندارد و یا حتی به‌اندازه دسترسی به یک پوشه مشترک برای شروع کار، آسان باشد.
ایجاد حافظه سازمانی مشترک
افراد می‌آیند و می‌روند؛ اما سازمان‌ها باقی می‌مانند. با خروج کارکنان اگر دانش آنها مستند یا به اشتراک گذاشته نشده باشد، آن دانش هم شرکت را ترک می‌کند. سازمان‌ها باید استراتژی مدیریت دانش داشته باشند تا از تجربه و تخصص کارمندانی که شرکت را ترک می‌کنند نیز بهره ببرند.
تقویت تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر
در یک شرکت معمولی نرم‌افزار، مدیران محصول باید برای تعیین ویژگی‌های دارای اولویت از مشتریان بازخورد بگیرند، توسعه‌دهندگان باید به گزارش‌های عیب‌یابی دسترسی داشته باشند تا نرم‌افزار بهتری بسازند، تیم فروش باید با مشتریان احتمالی آشنا باشد تا تلاش‌های فروش خود را معطوف مخاطب درست کنند. یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش در سازمان این است که امکان دسترسی سریع و بدون دردسر به اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات داده‌محور را فراهم می‌سازد.
افزایش کارایی و عملکرد کسب‌وکار
سیستم‌های مدیریت دانش کارکنان را قادر می‌سازند تا زمان کمتری صرف جستجوی اطلاعات کنند و زمان بیشتری صرف استفاده از اطلاعات کنند. همچنین کارمندان دیگر مجبور نیستند تا اطلاعات یا فرایندها را یاد بگیرند و یا دوباره‌کاری کنند. به این نحو ناکارآمدی‌های عملکردی و موانع بهره‌وری ریشه‌کن می‌شوند. لو پلات مدیرعامل اسبق هیولت پاکارد می‌گوید «اگر هیولت پاکارد از اطلاعات موجود در هیولت پاکارد آگاه بود، بهره‌وری ما سه برابر افزایش پیدا می‌کرد».
افزایش اعتماد و همکاری در محل کار
تیم‌ها با کمک سیستم‌های مدیریت دانش اعتماد یکدیگر را جلب می‌کنند. شفافیت و سهولت دسترسی به اطلاعات در کل سازمان منجر به ایجاد برداشت مشترک، افزایش همکاری و هم‌سویی اهداف مشترک می‌شود.
افزایش رضایتمندی کارمندان
زمانی که سازمان سیستمی ایجاد می‌کند تا اطلاعات موردنیاز کارمندان را در اختیار آنها قرار دهد، به کارمندان نشان می‌دهد که زمان و مهارت‌های آنها ارزشمندتر از آن است که برای جستجوی اطلاعات به هدر برود. افزون بر این، کارمندانی که به اطلاعات مناسب دسترسی دارند می‌توانند نقش پررنگ‌تری ایفا کنند، به نتایج بهتری برسند و به نوبه خود احساس می‌کنند با کارشان همخوانی بیشتری دارند.
